Inkoust, papír, pravítko, kružítko, ořezávátko. Tyto kancelářské předměty už míří do muzea. Místo nich nastupuje elektronická spisová služba, elektronické systémy administrace projektů, elektronické evidence tržeb. Všechno, co začíná slovem e-, je dnes v trendu. E-projekty se dříve či později nevyhnou žádné organizaci, malé či velké, státní či privátní. Aby vaše organizace takovou změnu nejen přežila, ale byla z ní schopná i těžit, musíte e-projekt dobře řídit. Proto nabízím desatero zkušeností s řízením e-projektů (podobnost s konkrétním projektem či organizací je čistě náhodná).
Staré kancelářské potřeby patří do muzea.
1. Buďte vizionář a za svou vizí stůjte. Podněty k elektronizaci mohou přijít z různých úrovní organizace. Vy jste ale šéfka či šéf, který odpovídá za realizaci a úspěch e-projektů. Promyslete všechny výhody i nevýhody. Když nebudete o smyslu elektronizace přesvědčen sám, těžko o ní přesvědčíte své podřízené. E-projekt zasaďte do strategické vize rozvoje své organizace. Jakmile uděláte strategické rozhodnutí, tak si za ním stůjte. Není nic horšího, než když si v polovině implementace e-projekt rozmyslíte, nebo začnete zmatečně měnit zadání.
2. Změnu vysvětlete nejdřív své sekretářce. Elektronizace je změna a pro změnu musíte získat své podřízené. Vysvětlete výhody e-projektu nejen pro organizaci jako celek, ale i pro konkrétní zaměstnance. Srdcem každé organizace je sekretářka, proto začněte u ní. K elektronizaci zpracování pošty bude nejspíš zdrženlivá. Vždyť vám přeci všechny papíry dosud připravila včas. Kdykoliv jste něco potřeboval, sáhla neomylně do stohu a vytáhla ten správný. Pokud pro e-projekt nezískáte svou sekretářku, buď se rozlučte s e-projektem, nebo se sekretářkou.
3. Rozpočet a čas vynásobte dvěma. Elektronizace není nic jiného než projekt a řízení projektů přeci ovládáte, proto jste šéf. Stanovte průběžné cíle, analyzujte rizika, rozdělte odpovědnost. Vytvořte detailní harmonogram projektu a přesný rozpočet. A pak tyto údaje vynásobte dvěma. Získáte tak reálnou představu o délce a nákladech e-projektu. Pravidlo „krát dva“ se osvědčilo u plánování olympijských her a dalších megaprojektů. Nevím proč, ale váš e-projekt do této kategorie nejspíš spadá taky.
4. Vyberte správného dodavatele. Potenciálních dodavatelů IT systémů je řada. V zásadě budete mít na výběr mezi dvěma. Prvním bude renomovaná firma s mezinárodním zkušeností. Na schůzku přijdou v kravatě a předvedou vám graficky propracovanou prezentaci. Dostanete od nich sice trochu předražený, málo specifický, zato standardizovaný a v zásadě kvalitní produkt s podporou. Zástupci druhé firmy dorazí v obnošeném svetru. Nabídnou nižší cenu, ale také nižší záruku, že se o váš produkt postarají i za 10 let. Budou působit trošku hippy, ale přitom mít větší schopnost přizpůsobit produkt potřebám vaší organizace.
Najděte si tlumočníka do nul a jedniček.
5. Moduly jsou lepší než matrix. Elektronizace není univerzálním řešením všech problémů ve vaší organizaci. Proto vždy mějte na paměti, jaký konkrétní problém konkrétním e-projektem řešíte. Když potřebujete elektronickou evidenci docházky, držte se zadání. Součástí evidence budou i polední pauzy, a tak by bylo lákavé rozšířit systém o objednávky obědů. Tím si ale přiděláte problémy a původní rozpočet a harmonogram nedodržíte ani, když je vynásobíte třemi. V ideálním případě by každý e-projekt měl být modulem, na který můžete v budoucnu navázat.
6. IT systém se musí přizpůsobit organizaci, ne naopak. Toto heslo napište na každou stránku projektu a každý den si jej připomínejte. E-projekt je dobrý sluha, ale špatný pán. Nejlépe vám poslouží, když bude respektovat přirozené pochody a zvyky ve vaší organizaci. Ty se vytvářely dlouho a spolehlivě, stejně jako si řeka trpělivě hledala nejlepší cestu údolím. Cílem e-projektu není jim postavit přehradu, ale naopak je přenést do virtuálního světa. Když jste dosud byli zvyklí složky číslovat římskými čísly, nenechte si vnutit jiné číslování jen proto, že to pro ajťáky bude jednodušší naprogramovat.
7. Najděte si tlumočníka do nul a jedniček. Á propos, ajťáci. To je zvláštní lidský druh, kterému se normálně vyhýbáte. Bohužel, elektronický systém bez nich nevytvoříte. Musíte se s nimi naučit žít a komunikovat. Asi se budete muset naučit nový jazyk, proti kterému byl kurz mandarínštiny, který jste absolvovali vloni, úplnou hračkou. Buď vám dodavatelská firma sama nabídne jakéhosi tlumočníka, nebo si ho musíte najít sám mezi svými zaměstnanci. To je člověk, který vaše myšlenky přeloží ajťákovi, který je zase přeloží do nul a jedniček a zase zpátky.
8. Zainteresujte a motivujte vlastní lidi. Platíte nemalou sumu za e-projekt a očekáváte, že vám ho firma dodá na klíč. To by ale byla chyba. Vyberte schopné jedince ze svých podřízených, aby se na e-projektu spolupodíleli. Jedině oni zajistí, že e-projekt bude šitý na míru potřebám vaší organizace. Ty nejschopnější dobře motivujte a odměňte. Zavedení elektronizace pro ně bude tak i tak šokem. Zkuste ho usnadnit tím, že zaměstnancům koupíte větší a pohodlnější monitory. Když nic jiného, aspoň zmírníte vlnu nevole, která se organizací přelije první den ostrého provozu.
Stanovte směr a držte jej.
9. Testujte, upravujte, testujte, upravujte. Uspořádali jste několik teoretických školení povinných pro všechny zaměstnance? Každý si mohl nový e-systém vyzkoušet v testovacím režimu? Na to zapomeňte. Skutečné testování začne až první den ostrého provozu. Je to prostě v lidské povaze. Někteří zaměstnanci nebudou věřit, že elektronizaci skutečně zavedete. Ostatní si zase budou myslet, že se jim to nějakým zázrakem vyhne. Že se to prostě nějak udělá jako postaru. Stejně jako u neduživého mláděte, budou první dny e-projektu pro jeho přežití kritické.
10. Jako šéf/ka jděte příkladem. První dny budou chaotické a na konci týdne vás přepadnou pochyby. Nemám peníze utopené do e-projektu prostě odepsat a vrátit se ke starému dobrému papíru? Pokud jste se však řídil/a tímto desaterem, nebude to potřeba. Zopakujte si, proč změnu děláte a jak souvisí se strategickými cíli vaší organizaci. Ve své vizi vytrvejte a hlavně jděte příkladem. Těžko udržíte směr a morálku, když ostatní necháte plácat v novém e-systému, zatímco sami požádáte sekretářku, aby vám spisy raději tiskla na papír jako předtím.